Оперативный учёт — это важная составляющая системы управления предприятием, обеспечивающая сбор, обработку и анализ информации о текущей деятельности компании. Он позволяет руководству быстро принимать обоснованные решения и реагировать на изменения. В статье рассмотрим основные аспекты оперативного учёта и поделимся пошаговыми кейсами внедрения.
Оперативный учёт представляет собой систему регистрации и анализа данных о текущих операциях предприятия. В отличие от бухгалтерского учёта, который ориентирован на финансы и отчётность за определённый период, оперативный учёт фокусируется на текущих процессах и событиях, позволяя руководству получать актуальную информацию в реальном времени.
Нет контроля за оперативными данными — нет достоверных данных и в других отчётах
1) Полноту данных. Полнота данных в оперативном учёте подразумевает, что в систему заносится вся необходимая информация по хозяйственным операциям, прошедшим в компании. Полнота данных обеспечивает целостное представление о состоянии дел в компании. Если какая-либо информация отсутствует, это может привести к неправильным выводам и ошибочным решениям.
2) Своевременность. Выставлен срок занесения информации в систему, чтобы быстро реагировать на изменения**.**
3) Достоверность. Настроенные контрольные процедуры позволяют проверять информацию на наличие ошибок и несоответствий. Прозрачность, точность, надёжность — это критерии качественного учёта.
4) В нужных разрезах имеется вся нужная аналитика. Наличие аналитики в нужных разрезах позволяет глубже понять состояние бизнеса и выявить ключевые тренды. Аналитика помогает не только в текущем управлении, но и в стратегическом планировании.
Было. Менеджеры по продажам фиксировали сделки в АМО-CRM, после чего данные выгружались в файл и загружались в 1С, однако контроль за работой с CRM отсутствовал, что позволяло любому сотруднику вносить исправления в сделки в любое время.
Проблема. В компании наблюдалось несоответствие между данными, по которым менеджеры получают премии, и теми данными, которые видит собственник, что привело к отсутствию точного представления о размере выручки.
Решение. Включили такие аспекты, как запрет на закрытие CRM для внесения изменений задним числом, что обеспечило целостность данных, исключили необходимость ручного ввода информации для минимизации ошибок и повышения эффективности работы. Интегрировали CRM с 1C.
Было. База оперативного учета в системе 1C:Управление торговлей фокусируется исключительно на товарном учёте. В то же время, затраты фиксируются как в 1С, так и в Excel.
Проблема. Отчёт УУ в Excel не отражал полную картину затрат, некоторые из них терялись и не учитывались, что затруднило анализ финансовых показателей и привело к неопределенности в вопросе о реальных доходах компании.
Решение. Все затраты занесли в 1С:УТ, где с ней работают не только менеджеры, но и бухгалтеры. Создали правила и инструкции, а также настроили систему контроля за базой данных в 1С:УТ.
Было. На складе использовалась собственная версия 1С. Основной статьей затрат в себестоимости продукции была стоимость сырья.
Проблема. В отчётах отсутствовали корректные данные как по себестоимости, так и по остаткам сырья, что вызывало недоверие со стороны собственника к цифрам в отчётности.
Решение. Бухгалтера по материалам переместили на территорию склада, а главный бухгалтер осуществлял контроль за складом. Вся работа велась в базе управленческого учета, что позволяло оперативно отслеживать остатки и движение товаров.
Было. В УУ-базе (оперативного учёта) отражали оплаты поставщикам, однако расходы не фиксировались, что затрудняло анализ затрат на предприятии.
Проблема. Нереальная дебиторская задолженность участвовала в расчете показателей устойчивости предприятия и искажала реальность, что создавало ложное представление о финансовом состоянии. В результате, доверие к представленным цифрам стало опасным, поскольку они не отражали истинные финансовые потоки и риски.
Решение. В процессе управления затратами была установлена ответственность за их контроль, определены сроки для занесения данных, а в конце месяца проводился анализ всех платежей, которые не были закрыты соответствующими документами.
1) Утвердить ответственных лиц за ключевые участки оперативного учёта: склад, касса, статьи доходов и расходов.
2) Установить систему KPI для ответственных по участкам за корректность данных. Они станут основой для регулярных отчётов и анализа для сотрудников, что позволит руководству получать своевременные данные.
3) Настроить ежемесячную процедуру контроля со стороны финансовой/бухгалтерской службы. Этот процесс должен включать в себя систематическую проверку всех финансовых операций, проводимых в течение месяца, с целью выявления и устранения возможных ошибок или несоответствий.
4) Описать процессы. Их регламентация позволит установить полноценный бизнес-процесс.
5) Постоянно улучшать оперативные процессы: отслеживать провалы и устранять их.
Если у вас есть хотя бы один отрицательный ответ — рекомендуем обратить на это внимание, так как есть риск, что метрики в вашей отчётности отражают не полную финансовую картину.
Оперативный учёт — это основа эффективного управления бизнесом. Полнота данных, своевременность их внесения, достоверность информации и наличие аналитики в нужных разрезах создают условия для принятия обоснованных решений и успешного развития компании.
Доверяйте данным без сомнений и знайте ответы на самые волнующие вопросы: налоги, продажи, дебиторка, размер реальной прибыли и т.д. Предлагаем сопровождение оперативного учёта. Узнать детали.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
